Le culte du “être occupé” affecte-t-il notre efficacité ?
“Je suis vraiment dans le jus”
“Ça va vite”
“Je suis vraiment occupé(e)”
“Je n’ai pas eu le temps”
Dans la société d'aujourd'hui, ce sont le genre de phrases qu'on entend toutes les semaines, voire toutes les heures. Peut-être les avez-vous souvent répétées vous-même !
La mode des dernières années est en effet au taux d’occupation élevé, à avoir la broue dans le toupet, à être dans le jus. Mais est-ce qu’être occupé est synonyme d’être efficace ? Pas nécessairement. Il est en effet prouvé que la relation entre les deux fonctionnerait bien souvent à l’opposé. Selon une étude réalisée en 2015, prendre plus d’un dossier à la fois résulterait à ce que chacun prenne plus de temps à réaliser que si on avait consacré nos énergies à un seul.
De même, être trop occupé nuirait à notre capacité à être créatif. Une bonne réflexion a en effet besoin de créativité. Lorsqu’on est excessivement occupé, notre esprit n'a aucune possibilité de vagabonder ou de rêvasser. Par conséquent, les idées se tarissent ou ne font pas surface du tout.
“You can be busy all day and still feel like you’re behind on accomplishing your goals.”
- Jennifer Cohen[1]
De plus, être occupé vient souvent avec un stress, et une étude a prouvé que 41 % des gens perdaient de 15 à 30 minutes par jour en productivité en raison du stress. 36 % des gens perdraient même 1h ou plus par jour.
Ainsi, la perspective selon laquelle plus une personne travaille, plus elle est performante, serait tout à fait fausse. Il est donc possible de travailler moins en étant plus efficace, et d’ainsi libérer plus de temps pour vaquer à d’autres occupations qui nous sont chères.
Alors lequel êtes-vous le plus souvent ? Occupé ou efficace ?
Comment être moins occupé, et plus efficace
1. Priorisez (et mettez en pratique vos priorités)
Les items sur votre to do list n’ont pas tous la même importance ou la même urgence, au contraire. Classez donc ceux-ci selon un système de priorité et assurez-vous de bien les suivre. Vous passerez ainsi plus de temps à travailler sur le dossier important que vous devez remettre et moins sur la mise en page de ce document qui vous rend fou.
2. Sachez dire non lorsque nécessaire
Il est parfois difficile de dire non. La majorité des gens ne souhaitent pas décevoir et préfèrent montrer qu'ils sont performants à leurs employés et collègues. Mais est-ce que de dire oui à un dossier que vous n’aurez pas le temps ou l’énergie d’accomplir de façon optimale est vraiment idéal ? La réponse se dessine d’elle-même lorsqu’on prend le temps de se poser la question.
3.Faites une seule chose à la fois
Selon un sondage sur la productivité au travail, près de 60 % des Canadiens affirment lutter contre la distraction au travail et perdre jusqu’à deux heures de productivité par jour.
Puisque les distractions sont nombreuses de nos jours, il est nécessaire de développer quelques techniques pour garder le focus au maximum.
Désactivez vos notifications - Est-il vraiment nécessaire de savoir dans la seconde que vous avez reçu une infolettre d’une organisation quelconque ? Qu’un collègue vous a envoyé un mot via Teams ? Ou que quelqu’un a commenté votre dernière photo sur Instagram ? Il y a fort à parier que la réponse ici est non. De plus, si on vous disait que selon une étude menée par Microsoft, cela prend en moyenne 15 minutes pour qu’une personne puisse retourner travailler ce sur quoi elle était concentrée après une interruption, quelle serait votre réaction ?
Utilisez la technique Pomodoro - Pour vous aider à limiter encore plus les distractions, essayez la technique Pomodoro. Cette dernière présente un ratio étudié d’efficacité et propose de choisir une tâche, et de s’y consacrer pour 25 minutes sans interruption quelconque, en prenant une pause de 5 minutes (une vraie pause, pas une pause courriels ou médias sociaux ;)) entre chaque bloc pour maximiser votre efficacité.
Chez HappyBus, nous croyons qu’il est tout à fait possible d’être performant au travail sans que celui-ci prenne toute la place dans notre horaire. En se posant les bonnes questions et en adaptant notre modèle de travail à nos besoins réels et personnels, nous pouvons ainsi dégager plus de temps à consacrer à d’autres activités qui nous sont chères.
